Книга поступающей технической документации — официальный документ, предназначенный для регистрации и контроля всех технических документов, поступающих в организацию или подразделение.
Она обеспечивает систематизацию, учет и оперативный контроль за движением документации.
Назначение книги учета:
Ведение учетной записи всей поступающей технической документации (проектной, эксплуатационной, нормативной и т.п.).
Контроль за сроками поступления и распределения документов по ответственным лицам.
Обеспечение доступности и сохранности технической документации.
Возможность быстро найти нужный документ по регистрационному номеру.
Поддержка документационного оборота и архивирования.
Что учитывается в книге?
Проектная документация (чертежи, схемы, технические задания и т.п.).
Руководства, паспорта и инструкции по эксплуатации оборудования.
Технические условия и нормативные документы.
Акты приемки, спецификации, отчёты проверок.
Прочие технические документы, относящиеся к объекту или процессу.
Особенности ведения.
Записи производятся при поступлении каждого документа без пропусков.
Каждый документ получает уникальный регистрационный номер.
Соответствующие документы передаются ответственным лицам, о чем делается отметка.
Все записи должны быть аккуратными, разборчивыми, без исправлений.
Книга поступающей технической документации хранится в соответствии с требованиями по документообороту и архивированию.
