Журнал регистрации входящей корреспонденции — официальный учетный документ, в котором регистрируются все входящие письма, документы и иные материалы, поступающие в организацию для контроля их обработки и своевременного рассмотрения.
Назначение журнала.
Контроль за приемом и учетом входящих документов.
Обеспечение прозрачности документооборота.
Облегчение поиска и отслеживания документов по номеру и дате регистрации.
Контроль сроков исполнения и направления документов ответственным лицам.
Кто ведет журнал регистрации входящей корреспонденции?
Секретарь, делопроизводитель, сотрудник канцелярии или ответственное лицо, назначенное руководством.
Рекомендации по ведению журнала.
Регистрируйте каждый документ сразу после его поступления в организацию.
Используйте сквозную нумерацию входящих документов по мере регистрации (номер журнала).
В графе «Содержание» кратко описывайте суть документа.
Отмечайте дату регистрации и лицо, ответственное за дальнейшее рассмотрение.
Следите за своевременным исполнением и оформляйте соответствующую отметку.
Храните книгу в установленном порядке согласно локальным нормативам.
