Книга регистрации исходящей корреспонденции — официальный учетный документ, предназначенный для систематической регистрации всех отправляемых из организации писем, документов и других материалов. Эта книга обеспечивает контроль за отправкой корреспонденции, упрощает поиск документов и координацию работы.
Назначение книги.
Учет и контроль исходящей корреспонденции.
Обеспечение прозрачности документооборота.
Контроль за своевременной отправкой документов.
Облегчение поиска исходящих документов по номеру и дате.
Кто ведет книгу?
Секретарь, делопроизводитель, сотрудник канцелярии или другое ответственное лицо, назначенное руководством.
Книга исходящей корреспонденции. Рекомендации по ведению.
Регистрировать каждый исходящий документ сразу после его создания и перед отправкой.
Нумерация должна быть сквозной и уникальной (год + порядковый номер рекомендуется).
В графе «Краткое содержание» указывать суть документа.
Указывать способ отправки для контроля доставки.
Хранить книгу согласно внутренним правилам и обеспечивать ее безопасность.
Следить за своевременным исполнением задач, связанных с исходящей корреспонденцией.
